使い勝手がいいスケジューラーを。システム切り替えを決意した理由

トヨクモ スケジューラー導入以前、2つのスケジューラーを併用していたホンダモビリティ南関東。1つは4,000名を超える全従業員が利用できるシステム、もう1つは役員と管理職のみが利用できるシステムである。スケジューラーを利用しはじめた当初は全従業員向けシステムのみを利用していたが、それは社内ネットワークに接続しているデバイスでのみ活用できるものだった。

三浦氏
セキュリティ面では安心できる仕様でしたが、スマホで利用できないため、社外の打ち合わせなどを多く抱える管理職や役員の業務に影響が出ていました。そこで、アクセス制限がない別のスケジューラーを導入しました。

そこで問題はすべて解決したはずだった。しかし、今度はシステムの使い勝手に悩まされることになったという。

三浦氏
アクセス制限という課題は解決できました。しかし、システムとしての使い勝手には、正直納得できず、社内からも不満の声が上がっていたんです。1番の不満は、スケジュールの視認性。メンバーのスケジュールをまとめて表示できず、日程調整する際には一人ひとりの予定を確認する必要がありました。

このような背景があり、利用していたシステムの見直しが行われることになった。スケジューラーについては、2つのシステムを併用する体制は継続することに。そして、使い勝手の悪さを感じていた役員・管理職向けのシステムの乗り換え先を探すことにした。

「空き時間ビュー」のおかげで、日程調整時の煩わしさがなくなった

ホンダモビリティ南関東はスケジューラーを選ぶ際、業界のなかでも代表的なシステムを4つピックアップし、比較検討。その結果、希望に最も合致するシステムとして、トヨクモ スケジューラーの導入を決定した。

三浦氏
システム検討の条件として、役員側と管理職側の希望をそれぞれあげていました。役員側の希望は、パソコンだけでなくスマートフォンからもアクセスできることです。これは以前利用していたシステムと同様。トヨクモ スケジューラーは専用アプリがあり外出先でもPCと同じように日程調整が可能で、条件を満たしていました。

管理職側の希望は、日程調整が手軽にできること。とくに『空き時間ビュー』機能は導入の決め手となりました。

トヨクモ スケジューラーの機能のひとつである「空き時間ビュー」。メンバーと会議室といった施設の空き時間をまとめて見ることができる機能だ。

三浦氏
実際に活用するなかでも、やはり空き時間ビューは非常に使い勝手のいい機能だと感じています。複数名でのスケジュール調整が劇的に楽になりましたね。打ち合わせに参加するメンバーを選択すれば、全員が空いている時間を一括で表示してくれるので、手軽に調整できます。ダブルブッキングも起きづらい仕様で、日程調整がスムーズに進むようになりました。

あと小さな点ですが、打ち合わせ設定時や開始前に参加するメンバーに自動で通知される機能も便利。スケジュール設定や打ち合わせ参加の抜け漏れ防止に大きく貢献しています。

トヨクモがつくるシステムに信頼感があった

「じつは、切り替えを検討する前からトヨクモ スケジューラーはもともと知っていたんです。」と三浦氏は言う。聞くと、トヨクモが提供するほかのシステムを以前から利用していたそうだ。

三浦氏
トヨクモさんの安否確認システム『安否確認サービス2』を、会社が統合されるずっと前から使っていたんです。安否確認サービス2も使いやすく、会社統合後には私が推薦して全社で導入しました。「トヨクモはいいシステムを作る会社だ」という信頼感があったので、今回のトヨクモ スケジューラー導入にも不安はなく、会社としてもスムーズに意思決定できましたね。

ここまで導入理由として「機能・使いやすさ」と「信頼感」をあげた三浦氏。「もし、ほかに理由があれば」というインタビュアーの問いに対し、「当たり前かもしれませんが」と口を開いて語ったのは「プラン・料金形態」についてだった。

三浦氏
トヨクモ スケジューラーには、11ユーザー以下であれば無料で利用できるフリープラン、契約ユーザー数によって料金が変動するスタンダードプラン、「30人以下」「31〜50人」などあらかじめ契約したユーザー数で利用できるビジネスプランという『3つのプラン』があります。

弊社では、ビジネスプランを利用しています。契約ユーザー一人あたりに課金されるプランだと従業員の入退社があるたびに調整が必要になりますが、ビジネスプランではその心配がない。ランニングコストが予測でき予算を組みやすかったことも導入に踏み切れた理由。会社に合わせた最適なプランが用意されているのは親切だと思いますね。

外部との日程調整も可能。トヨクモ スケジューラーの機能を最大限に活用したい

導入後、実際にトヨクモ スケジューラーを活用し社内のスケジュール管理・日程調整を進めているホンダモビリティ南関東。同社では、トヨクモ スケジューラーの利用権限を全従業員ではなく、役員と管理職に限定している。

三浦氏
役員・管理者間のスケジュール管理・日程調整ツールとして利用していますね。権限上、従業員には見せれない予定や情報などがあるため、このような体制をとっています。もちろん、情報の公開範囲は調整できるので、全従業員に利用権限を付与したとしても問題はないのかもしれませんが、弊社では万が一のことを考えて、利用できる人の範囲をあえて狭めています。

トヨクモスケジューラーの導入後、利用者からは好評の声が届いているとのこと。役員側と管理職側がそれぞれ持っていた希望を、全員が満足できるレベルで解決。現時点では、予定の確認と社内での日程調整ツールとしての活用が大半とのことだが、今後はさらに利用の幅を広げ、『社外の方との打ち合わせの日程調整』にも利用していくことを考えているそうだ。

三浦氏
トヨクモ スケジューラーは、業種や規模に関わらず、どんな企業にもおすすめできるシステムです。大人数が利用する場合でもコストを抑えられますし、少人数での利用でも割高になることはありません。

運用方針を柔軟に変更できるのも魅力です。現在は社内での利用にとどまっていますが、今後は社外の方との日程調整にも積極的に活用していく予定です。まずは、私自身が社内での利用実績を作り、他のメンバーにもその利便性を伝えていきたいですね。将来的には、社内外問わず、あらゆる日程調整をトヨクモ スケジューラーで一元管理できる体制を目指しています。