導入事例
社内外の予定を最小限の負担でしっかり管理！ 日程調整の自動化で依頼者と向き合う時間を創出
社会保険労務士法人星名事務所は、2013年に開業して以来、企業のルール作りや人事労務の相談、給料計算や従業員に関わる社会保険各種手続きのサポートを行い、企業の業績向上に貢献している。
星名事務所の強みは、オーダーメイドなサポートだ。「法律の決まりなので守るべきです」と指導で終えるのではなく、法の趣旨を詳細に伝え「これは不安かもしれませんが、このように改善していきませんか」と状況に合わせた内容を回答し、依頼者の希望に答えている。
星名事務所では、日々多くの依頼者との打ち合わせをしている。新型コロナウイルス感染症の流行前には、訪問で打ち合わせをすることが多かったが、リモートワークなど企業活動の変化にあわせてWeb会議ツールを活用した打ち合わせが増えたそうだ。このような変化もあり、依頼者と日程調整が増えて予定の管理が大変になり、ダブルブッキングも発生したため、解決するべく「トヨクモスケジューラー」を導入した。
今回は、「トヨクモスケジューラー」を選んだ理由や導入後の効果、運用について、星名事務所 特定社会保険労務士 星名真喜子氏に伺った。
以前の体制・ツールでは二度手間が発生して、依頼者に迷惑がかかることがあった
星名事務所の打ち合わせは「顧問先との定例の打ち合わせ」「突発的に発生する緊急性の高い打ち合わせ」「新規依頼者との打ち合わせ」の3つに分けることができる。
「顧問先との定例の打ち合わせ」は日程調整の負担が少ないが、「突発的に発生する緊急性の高い打ち合わせ」「新規依頼者との打ち合わせ」は、提示した打ち合わせの候補日が合わない場合、メールでのやり取りが何度か発生する。特に労働分野の法律は4月と10月に改正されることもあり、その時期は相談が殺到するため打ち合わせ日程の調整はかなり難しいようだ。
こういった予定の管理は、Microsoftの「Outlook」で行っていたそうだ。依頼者より打ち合わせ日時の回答があった場合、Outlookの予定の確認、新しい予定の入力という作業も発生していた。
日程調整は待つだけ。本来やるべき業務に集中できる環境を構築
社内外の予定を一括管理できて、日程調整も簡単にできるツールを検討する中で星名氏の目に留まったのが、サイボウズ株式会社が提供する「kintone」と連携して利用ができるトヨクモの「トヨクモスケジューラー」だった。
現場からも、日常業務の改善につながることへの期待があったという。なかでも期待されていたのが、予定登録後のWEB会議用URLの自動発行機能だ。
トヨクモスケジューラーを使えば、依頼者にメールを送って待つだけで、日程調整からWEB会議用URLの発行までがスムーズに完了する。メール送信は、日常的に使っているメールワイズにメールテンプレートとして日程調整用メールのひな型を登録しておき、送信時には日程調整用のURLを挿入するだけで済む。業務の効率化にも大きく貢献すると考えたのだ。
採用活動にも活用。なぜ全社利用が進むのか
採用活動の面接の調整もトヨクモスケジューラーに置き換えたという。面接の日程調整担当者からは「面接となると候補日をピックアップして、ダブルブッキングにならないよう仮の予定をOutlookに追加していました。応募者から連絡があるまで、面接に参加する職員全員が仮の予定にあわせて時間を確保しておく必要がありました。今では、求人に応募があったら、メールで応募者に日程調整ページを共有し、本人の都合にあわせて面接の日時を登録してもらっています。トヨクモスケジューラーに面接に参加する職員全員の予定がリアルタイムに反映されますので、空き時間の共有が簡単になり、かなり負担が減りましたね」と評価の声を寄せている。
また、日程調整後に自動送信される登録完了メールや予定開始1時間前のリマインドメールがコミュニケーションの負担を減らすとトヨクモスケジューラーを評価している。
さらに効率化して、依頼者と向き合う時間を増やし要件整理やヒアリングを充実させる
社内情報管理の基盤として使用しているkintoneとトヨクモスケジューラーを連携して、社内外の予定管理の効率を高めていきたいという。
今後の機能追加について星名氏は期待を寄せている。
トヨクモスケジューラーは相棒として、社内外の予定管理、調整に利用されている。日々、多くの企業から相談を受ける星名事務所では、「スケジューラーを利用した業務」がスタンダードとなっているのだ。